-sukuseura
Rekisteriseloste
1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Osoite: Kenttäläntie 1
Postiosoite: 91660 Ahmas
Sähköpostiosoite: info@utajarvenhaloset.fi
Yhteyshenkilö: Maikki Väänänen, sukuseuran sihteeri
2. Rekisterin nimi ja henkilötietojen käsittelijät
Rekisterin nimi: Utajärven Haloset -sukuseuran jäsenet
- sukuseuran sihteeri: Maikki Väänänen, maikki.vaananen@gmail.com
- sukuseuran puheenjohtaja: Tuulikki Haataja-Enkerberg, tuulikki.haataja@dnainternet.net
- sukuseuran internet-sivuston ylläpitäjä: Hanna Väänänen, vaananen.hanna@hotmail.com
Rekisterin nimi: Utajärven Haloset -sukuseuran sukukirjojen henkilötietokanta
- sukukirjojen taittaja ja sukukirjojen tietokannan haltija: Solja Holappa, solja.holappa@dnainternet.net
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on mahdollistaa Utajärven Haloset -sukuseuran toiminta sekä yhteydenpito ympäri Suomea ja maailmaa asuvien jäseniensä kanssa. Yhteydenpitoa voidaan harjoittaa sähköpostitse lähetettävillä uutiskirjeillä, joissa jäseniä informoidaan sukuseuran toiminnasta ja tulevista tapahtumista kuten sukukokouksista.
Henkilötietoja kerätään myös kaksiosaisen Utajärven Haloset –sukukirjan (julkaistu 2015) myynnin yhteydessä. Tietoja käytetään sukukirjamyynnin seurannassa ja siihen liittyvissä toimissa, kuten sukukirjan toimituksessa ja laskutuksessa. Sukukirjan painomäärän vuoksi kirjaa on tarkoitus myydä vain sukuun kuuluville henkilöille, jolloin henkilötietojen kerääminen on perusteltua.
4. Käsiteltävät henkilötiedot, tietolähteet ja niiden säilytysaika
Rekisterissä voidaan käsitellä kaikista rekisteröidyistä seuraavia tietoja:
- Etu- ja sukunimi
- Yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
Rekisterin tietolähteenä toimii rekisteröity itse täyttäessään yhteystietolomakkeen. Rekisteröity vastaa siitä, että hänen toimittamansa tiedot ovat totuudenmukaisia.
- Henkilötietoja säilytetään Utajärven Haloset -sukuseuran jäsenet -rekisterissä niin kauan kuin henkilö on sukuseuran jäsen tai kunnes henkilö ilmoittaa haluavansa poistaa tietonsa rekisteristä.
Sosiaalinen media:
- Utajärven Haloset -sukuseuralla ei ole toistaiseksi seuran hallinnoimaa sosiaalisen median kanavaa.
Verkkosivusto:
- Käsiteltävät henkilötiedot: Sukuseura ei kerää tietojärjestelmäänsä verkkosivuston selaamisesta kertyviä tunnistetietoja, eikä käsittele palvelimelle kertyviä verkkosivuston käyttäjien IP-osoitteita
5. Henkilötietojen vastaanottajat ja jatkokäsittely
Pääsääntöisesti henkilötietoja käsittelevät vain kohdassa 2. Rekisterin nimi ja henkilötietojen käsittelijät mainitut henkilöt. Jäsenrekisterin tietoja voidaan luovuttaa myös Utajärven Haloset sukuseuran hallituksen jäsenille sukuseuran toimintaan liittyvillä, perustelluilla syillä. Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille eikä niitä siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
6. Käsittelyn turvatoimet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä tietojen käsittelyyn tarvittavien ohjelmien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti, ja vain niiden henkilöiden toimesta, joille sukuseuran hallitus on antanut oikeuden käsitellä henkilötietoja.
Tietojenkäsittelyn turvallisuuden takaamiseksi Utajärven Haloset sukuseura on antanut sukuseuran henkilötietojen käsittelijöille asianmukaiset ohjeet tietosuoja-asetuksen soveltamisesta. Henkilötietojen käsittelijät kunnioittavat rekisteröityjen henkilötietojen luottamuksellisuutta ja heitä sitoo myös vaitiolovelvollisuus.
Henkilötiedot on suojattu ulkopuolisilta tahoilta palomuurein, virustorjuntaohjelmin sekä henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Sukuseura käyttää luotettavia tietojärjestelmiä ja palvelinpalveluiden toimittajia, jotka huolehtivat henkilötietojen asianmukaisesta teknisestä suojauksesta.
7. Rekisteröidyn oikeudet
- Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot itseään koskevista, rekisterin sisältämistä henkilötiedoista
- Rekisteröidyllä on oikeus saada oikaistua virheellinen henkilötieto
- Rekisteröidyllä on oikeus saada itseään koskeva henkilötieto poistetuksi rekisteristä ja kieltää henkilötietojensa käsittely
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotto-kohdan mukaisesti. Sukuseura voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Rekisterinpitäjä vastaa rekisteröidylle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa.)
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutetun toimistolle).
8. Yhteydenotto
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee osoittaa kohdassa 1: Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö ilmoitetulle yhteyshenkilölle.
9. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan tarvittaessa päivittää esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 15.09.2022.